Buchhaltung für Unternehmen: Die wichtigsten Grundlagen für Neugründer:innen

Die Buchhaltung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Besonders für Neugründer:innen ist es essenziell, von Anfang an den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Eine ordnungsgemässe Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sie hilft Ihnen auch dabei, den finanziellen Status Ihres Unternehmens zu bewerten, strategische Entscheidungen zu treffen und Steuern effizient zu managen. Viele Gründer:innen scheuen sich davor, weil sie glauben, dass Buchhaltung kompliziert und zeitraubend ist.

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1. Was ist Buchhaltung und warum ist sie wichtig für Ihr Unternehmen?

Die Buchhaltung ist mehr als nur das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben. Sie bietet einen klaren Einblick in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum Buchhaltung für Ihr Unternehmen entscheidend ist:

1.1. Rechtliche Anforderungen

In der Schweiz ist die Buchhaltung für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Je nach Grösse und Rechtsform Ihres Unternehmens sind die Anforderungen unterschiedlich. Während  Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter Umständen mit einer einfachen Buchhaltung auskommen, müssen juristische Personen (Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaften) eine doppelte Buchhaltung führen und einen Jahresabschluss erstellen.

1.2. Steuerliche Pflichten

Eine ordnungsgemässe Buchführung ist die Grundlage für Ihre Steuererklärung. Ohne eine saubere Dokumentation aller Geschäftsvorfälle können Sie keine korrekte Steuererklärung einreichen, was zu rechtlichen Problemen und möglicherweise zu höheren Steuerbelastungen führen kann.

1.3. Finanzielle Planung

Durch eine gut organisierte Buchhaltung können Sie die finanzielle Lage Ihres Unternehmens jederzeit einschätzen. Sie erkennen frühzeitig, ob Ihr Unternehmen rentabel ist oder ob finanzielle Engpässe drohen, und können entsprechende Gegenmassnahmen ergreifen.

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2. Unterschiedliche Buchhaltungsmethoden: Einfach oder doppelt?

Es gibt zwei Hauptmethoden der Buchführung: die einfache und die doppelte Buchhaltung. Welche Methode Sie wählen, hängt von der Grösse und Rechtsform Ihres Unternehmens ab.

2.1. Einfache Buchhaltung

Die einfache Buchhaltung erfasst lediglich Einnahmen und Ausgaben. Diese Methode kann besonders für Einzelfirmen  oder Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter 500'000 CHF geeignet sein.

2.2. Doppelte Buchhaltung

Für juristische Personen (Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaften) ist die doppelte Buchhaltung gesetzlich vorgeschrieben – bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften besteht die gesetzliche Vorgabe erst ab einem Jahresumsatz von CHF 500'000. Diese Methode erfasst sowohl die Einnahmen als auch die Verbindlichkeiten des Unternehmens und bietet somit einen umfassenderen Einblick in die finanzielle Situation. Jede Transaktion wird auf zwei Konten gebucht – ein Prinzip, das unter „Soll und Haben“ bekannt ist.

2.3. Welche Methode ist die richtige für Sie?

Wenn Sie eine Einzelfirma oder eine Personengesellschaft betreiben, reicht die einfache Buchhaltung möglicherweise aus. Es ist jeweils abzuklären, ob die doppelte Buchführung gesetzlich vorgeschrieben ist. Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig (ab einem Umsatz von CHF 100'000) und betreiben eine Einzelfirma oder eine Personengesellschaft, wird die doppelte Buchhaltung empfohlen.

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3. Wichtige Begriffe in der Buchhaltung

Wenn Sie sich intensiver mit der Buchhaltung beschäftigen, werden Sie auf zahlreiche Fachbegriffe stossen. Hier sind einige der wichtigsten Begriffe, die Sie kennen sollten:

3.1. Bilanz

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihres Unternehmensvermögens und Ihrer Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie zeigt, wie viel Ihr Unternehmen wert ist und wie es finanziert wird. Die Bilanz besteht aus zwei Seiten:

• Aktiva: Die Vermögenswerte Ihres Unternehmens (z. B. Bargeld, Anlagen, Forderungen).
• Passiva: Die Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens.

3.2. Erfolgsrechnung

Die Erfolgsrechnung (auch Gewinn- und Verlustrechnung genannt) zeigt die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Sie listet alle Einnahmen und Ausgaben auf und zeigt, ob Ihr Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.

3.3. Debitoren und Kreditoren

• Debitoren sind offene, noch nicht bezahlte Rechnungen von Ihren Kund:innen Diese offenen Forderungen werden in der Bilanz auf der Aktivseite aufgeführt.
• Kreditoren sind offene, noch nicht bezahlte Rechnungen von Lieferanten:innen oder Dienstleister:innen. Diese Verbindlichkeiten stehen auf der Passivseite der Bilanz.

3.4. Rückstellungen

Rückstellungen sind Verbindlichkeiten, die Sie für zukünftige Ausgaben bilden, die noch nicht sicher feststehen, aber sehr wahrscheinlich sind. Sie helfen Ihnen, unerwartete finanzielle Belastungen in der Zukunft besser zu managen.

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4. Buchhaltungspflichten für Kleinunternehmen

Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Hier sind einige der wichtigsten Anforderungen für Kleinunternehmen in der Schweiz:

4.1. Aufbewahrungspflichten

Sie müssen alle Belege und Rechnungen, die für die Buchhaltung relevant sind, mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Dazu gehören alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge und Buchungsbelege.

4.2. Jährliche Steuererklärung

Auch wenn Sie keine umfangreiche Buchführungspflicht haben, müssen Sie dennoch eine jährliche Steuererklärung einreichen. Diese basiert auf den Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens.

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4.3. Einfache Buchhaltung reicht oft aus

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von unter 500'000 CHF, die nicht mehrwertsteuerpflichtig sind, reicht eine einfache Buchhaltung oft aus, bei der nur die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Diese Methode ist einfacher und weniger aufwendig als die doppelte Buchhaltung, die für grössere Unternehmen vorgeschrieben ist.

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Fazit

Die Buchhaltung ist eine wesentliche Komponente für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen nicht nur, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern bietet auch wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Mit den richtigen Tools und einem klaren Verständnis der Grundlagen können Sie Ihre Buchhaltung effizient und professionell organisieren. Wenn Sie jedoch noch unsicher sind, wie Sie Ihre Buchhaltung am besten angehen, hilft Ihnen unsere Schwestergesellschaft, Findea AG,  gerne weiter.

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